Fra december 2023 er en lang række danske virksomheder forpligtet til ved lov at etablere en intern whistleblowerordning. Men hvad går whistleblowerloven ud på, og hvorfor skal du implementere whistleblowerordningen i din virksomhed?
I Danmark har vi implementeret whistleblowerdirektivet ved lov, Whistleblowerloven. Det forpligter fra den 17. december 2023 alle virksomheder med mere end 50 ansatte til at etablere en whistleblowerordning. Formålet med whistleblowerloven er at imødegå bl.a. forskelsbehandling på grund af køn (seksuel chikane), tyveri og bedrageri, overtrædelser af EU-retten, f.eks. GDPR såvel som grove overtrædelser af arbejdspladsens interne retningslinjer.
I denne artikel bliver du klogere på, hvordan ordningen skal tage sig ud, for at din virksomhed overholder den gældende lovgivning.
Sådan overholder du reglerne i whistleblowerloven
Whistleblowerloven sikrer først og fremmest, at medarbejdere og andre, som indberetter oplysninger om en alvorlig lovovertrædelse eller oplysninger af enhver overtrædelse af en række EU-retsakter – såkaldte whistleblowere – beskyttes mod repressalier som følge af en indberetning af forhold på arbejdspladsen.
Men whistleblowerloven giver desuden dig som arbejdsgiver et afgørende indblik i, hvad der rører sig i din virksomhed. Whistleblowerordningen bliver dermed et løfteredskab til at iagttage din handlepligt som arbejdsgiver og til at sikre dig mod eventuelt ansvar eller under særlige omstændigheder offentliggørelse af oplysninger om din virksomhed, der kan skade dit brand.
Du har som arbejdsgiver en række forpligtelser, som du er lovfæstet til at leve op til. Det gælder bl.a. feedback, dokumentation, information, undersøgelse og opfølgning. Som offentlig myndighed skal du desuden årligt forfatte en rapport, som skal offentliggøres.
Derudover skal du udpege en upartisk whistleblowerenhed. Enheden kan bestå af medarbejdere i din virksomhed og en ekstern tredjepart, f.eks. en uvildig, juridisk whistleblower-specialist. Enhedens opgave er at håndtere alle processerne og opfylde alle forpligtelserne, herunder vurdere, om der er tale om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold.
Du kan læse hele loven her eller bestille juridisk assistance hos os for at sikre, at du er compliant.
Det betyder whistleblowerloven for din virksomhed
Whistleblowerloven forpligter alle virksomheder med mere end 49 medarbejdere til at etablere en whistleblowerordning på arbejdspladsen. Tidsfristen for implementering af ordningen er opdelt i to, som afhænger af virksomhedens størrelse:
- Virksomheder, der har mellem 50-249 medarbejdere, skal have implementeret en whistleblowerordning senest den 17. december 2023.
- Virksomheder, der har 250 medarbejdere eller derover, skulle have implementeret en whistleblowerordning allerede inden den 17. december 2021.
Virksomheder med færre end 50 medarbejdere kan frivilligt vælge at etablere en whistleblowerordning. Der er ikke noget til hinder for at etablere en frivillig whistleblowerordning, men du skal her være opmærksom på, at whistleblowerloven altså ikke er gældende ved denne type ordninger.
Whistleblowerloven forpligter desuden virksomheder til at etablere kanaler og procedurer for indberetning og opfølgning på lovovertrædelser, som sikrer rettidig behandling og beskyttelse af whistleblowere, herunder særligt sikrer whistleblowerens anonymitet.
En whistleblowerordning er ikke kun lovpligtig, den er også et digitalt ledelsesværktøj, som bidrager til et trygt arbejdsmiljø.
Hvad kan en whistleblower indberette om?
Som whistleblower kan man indberette om alle overtrædelser af EU-retsakter.
- Offentligt udbud
- Miljøbeskyttelse
- Folkesundheden
- Produktsikkerhed
- Finansiering af terrorisme
- Finansielle tjenesteydelser
- Forbruger- og databeskyttelse
- Forebyggelse af pengehvidvask
En indberetning kan også omhandle alvorlige lovovertrædelser af dansk lov:
- Tyveri eller bedrageri
- Chikane eller sexchikane
- Bestikkelse eller underslæb
- Overtrædelse af tavshedspligt
- Misbrug af økonomiske midler
- Overtrædelse af interne retningslinjer
Typer af indberetninger kan altså være mange, og det kræver en juridisk fagperson at behandle indberetningerne og træffe afgørelse, så jeres ordning lever op til kravene og lovgivningen herfor. Hos A Close Shave yder vi også juridisk bistand, så du slipper for at tage hånd om sagerne selv.
Hvilke krav skal din whistleblowerordning leve op til?
Whistleblowerloven har fastlagt en række krav til virksomheders interne ordning, som din virksomhed er underlagt. Whistleblowerordningen skal dermed leve op til visse krav vedrørende jeres indberetningskanal samt indberetningsprocedure.
Krav til din indberetningskanal:
- Kanalen skal være sikker og overholde GDPR-regler og andre cybersikkerhedsreglementer.
- Kanalen skal sikre fortrolighed af whistlebloweren identitet og øvrige nævnte.
- Kanalen kan håndteres internt eller varetages af et eksternt system, fx Whistle Advisor med tilknyttet juridisk specialist.
- Indberetninger skal kunne foretages skriftligt og/eller mundtligt over telefon eller via et talemeddelelsessystem.
- Alle virksomhedens medarbejdere skal kunne indberette gennem kanalen, mens øvrige personer (eksempelvis leverandører og samarbejdspartnere) kan gives mulighed for indberetning.
"Typer af indberetninger kan altså være mange, og det kræver en juridisk fagperson at behandle indberetningerne og træffe afgørelse, så jeres ordning lever op til kravene og lovgivningen herfor."
Krav til din indberetningsprocedure:
- Der skal udpeges en upartisk person eller afdeling, som har ansvar for at tage imod indberetninger, anmode om ekstra oplysninger og udføre den nødvendige opfølgning.
- Whistlebloweren skal modtage en bekræftelse på indberetning inden for syv dage.
- Indberetningen skal håndteres, og whistlebloweren skal have en tilbagemelding vedrørende udfaldet inden for 3 måneder fra indberetningen.
- Indberetninger må kun opbevares, så længe det er nødvendigt og generelt efter databeskyttelsesreglernes (GDPR) principper og god databehandling.
Hvis din virksomhed har etableret en whistleblowerordning inden lovkravet, er det også værd at tjekke, at ordningen kan leve op til ovenstående krav.
Har du brug for hjælp til at etablere en whistleblowerordning?
I samarbejde med LegalTech Denmark tilbyder A Close Shave whistleblowerordningen Whistle Advisor.